PMS là gì? Và sử dụng PMS nào sẽ là sự lựa chọn tối ưu nhất cho việc quản lý khách sạn của bạn? Đây chắc hẳn một trong những mối bận tâm nhiều nhất dành cho các nhà quản lý hiện nay trong quá trình điều hành doanh nghiệp của mình. Hãy cùng Chiic Digital tìm hiểu bài viết sau đây để cùng xem Top những PMS tốt nhất dành cho khách sạn hiện nay nhé?
PMS là viết tắt của Property Managmement System. Đây là từ chỉ phần mềm quản lý khách sạn. Thông qua hệ thống quản lý, các bộ phận trong khách sạn có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.
PMS cung cấp được cài đặt vào hệ thống máy chủ, máy trạm của khách sạn. Tại đây, PMS sẽ lên lịch, thực hiện các chức năng và giao dịch hàng ngày liên quan đến khách lưu trú, lưu trữ hồ sơ khách hàng trên máy chủ. Hiện nay, PMS còn giúp cho ngành khách sạn tăng hiệu quả kinh doanh đáng kể. Ngoài ra, PMS có thể tùy chỉnh theo quy mô của từng nhu cầu quản lý của khách sạn để khách sạn dễ dàng hoạt động và thực hiện thao tác.
Dùng phần mềm quản lý khách sạn (PMS) có lợi ích gì cụ thể cho việc vận hành, quản lý hoạt động trong khách sạn?
PMS giúp lưu trữ cơ sở dữ liệu một cách đồng bộ
PMS giúp chủ khách sạn, tổng quản lý khách sạn (GM) giám sát, điều phối, quản lý từ xa mà không cần có mặt tại khách sạn
PMS hỗ trợ các bộ phận có liên quan quản lý nhiều dịch vụ kèm thêm như spa, nhà hàng…
PMS hỗ trợ công suất bán phòng được tối đa hóa do được điều phối tự động, nhanh chóng
PMS có thể tích hợp với hệ thống đặt phòng trực tuyến (Booking Engine) để phân bổ nguồn khách đặt qua website
PMS có thể tích hợp với kênh quản trị phân phối (Channel manager) để phân bổ nguồn khách đặt qua các kênh phân phối như Booking.com, Expedia, Agoda…
PMS có thể cập nhật các báo cáo tổng hợp, chính xác, nhanh chóng giúp quản lý đưa ra quyết định kịp thời
PMS hỗ trợ làm Email Marketing
PMS giúp chủ khách sạn tiết kiệm chi phí
PMS giúp chủ khách sạn, tổng quản lý khách sạn (GM) giám sát lý nhân viên dễ dàng
PMS thúc đẩy tính hiệu quả làm việc, phối hợp, hỗ trợ giữa bộ phận lễ tân và các bộ phận có liên quan
Dưới đây là top những PMS hiện nay được đa số các khách sạn từ 1 sao đến 5 sao sử dụng nhiều nhất:
1. PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN SKYHOTEL
Nhắc đến các phần mềm quản lý khách sạn được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, không thể không nhắc đến cái tên Skyhotel.
Skyhotel là sản phẩm của công ty SkyViet Company, ra mắt năm 2012. Đây là phần mềm quản lý khách sạn online chuyên nghiệp, giúp cho công việc quản lý khách sạn đơn giản, dễ dàng, phù hợp với các khách sạn từ 1 đến 5 sao, Resort, các khu biệt thự, chung cư, khách sạn mini, khách sạn nhỏ, nhà nghỉ ...
►Phần mềm cung cấp cho người dùng các tính năng chính trong quản lý khách sạn như:
- Quản lý sơ đồ khách sạn
- Quản lý khách sạn
- Quản lý loại phòng và giá
- Quản lý dịch vụ và kho
- Quản lý công nợ
- Quản lý doanh thu
- Báo cáo…
► Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel:
• Phần mềm được thiết kế thanh menu ở bên trái giao diện khoa học, dễ nhìn, thuận tiện cho người sử dụng.
• Với Skyhotel, trong danh mục dịch vụ (giá bán) sẽ có nhiều mức giá bán khác nhau, giúp nhân viên bán hàng có thể linh động giá bán theo từng đối tượng khách hàng, loại phòng…
• Tính năng nhật ký sử dụng, ghi lại lịch sử mọi thao tác trên phần mềm, không chỉnh sửa được. Nên quản lý có thể yên tâm kiểm soát quá trình làm việc nhân viên, giảm bớt nỗi lo thất thoát, gian lận.
• Skyhotel cung cấp tính năng bàn giao ca nhân viên, chi tiết số tiền cho người ca cũ và ca mới, đều được quản lý kiểm soát chính xác.
• Đã có tính năng dọn phòng kết nối với điện thoại di động, giúp bộ phận dọn phòng nhận thông báo phòng bẩn ngay khi khách trả phòng.
• Trong đặt phòng khách đoàn, có thống kê số lượng phòng trống theo loại phòng và tự động sắp xếp thứ tự các phòng. Giúp nhân viên Lễ tân dễ dàng quan sát hiện trạng phòng, đặt phòng khách đoàn theo nhu cầu của khách.
• Đặc biệt, phần mềm có thanh chat online qua hệ thống, hướng dẫn sử dụng, với những gợi ý thao tác thực hiện giúp kết nối trực tiếp người dùng với nhà cung cấp. Bạn có thể yên tâm sử dụng, và nhận được giải đáp nhanh chóng nếu gặp bất cứ trực trặc gì trong quá trình sử dụng.
► Nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel:
• Phần mềm sử dụng nền tảng điện toán đám mây cần kết nối internet. Nếu mất mạng thì dữ liệu không cập nhật liên tục và thường xuyên được.
• Không hoạt động offline
• Skyhotel có giao diện màu sắc hơi khó nhìn.
• Skyhotel cho phép hai mã phòng trùng nhau (nên bạn sẽ cần cập nhật chính xác thông tin) để tránh trường hợp hệ thống không ghi nhận.
• Tính năng coppy giá phòng không thực sự cần thiết với các nhà nghỉ, khách sạn nhỏ.
• 2 tính năng quản lý bán hàng và quản lý thu chi thông thường đều được tích hợp ở hầu hết các phần mềm, là tính năng chính, nên việc miễn phí là điều tất yếu.
2. PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN EZCLOUD HOTEL
EzCloudhotel là giải pháp quản lý khách sạn toàn diện cho quy mô từ nhỏ đến lớn. Sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp việc truy cập, làm việc và theo dõi quản lý khách sạn trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
EzCloudhotel cho phép bạn quản lý đặt phòng, kiểm soát buồng phòng, quản lý chuỗi khách sạn, kiểm soát người dùng dễ dàng và hiệu quả. Tích hợp công cụ tổng đài để giải quyết các phản hồi nhanh chóng.
►Một số tính năng chính của phần mềm quản lý khách sạn EZCLOUDHOTEL:
- Quản lý khách sạn
- Ứng dụng di động
- Quản lý kênh bán phòng
- Quản lý đặt phòng
- Dọn phòng
- Email marketing
- Quản lý hàng tồn kho….
Hiện tại, EZCLOUD cung cấp 2 góp sản phẩm chính và tích hợp các chức năng đáp ứng đúng nhu cầu của từng quy mô nhà nghỉ, khách sạn.
- EZCLOUDHOTEL: Phần mềm quản lý khách sạn 0 – 2 sao
- EZFOLIO: Phần mềm quản lý khách sạn 3 – 5 sao
- EZ CMS: Phần mềm quản lý kênh phân phối
- EZ BE: Công cụ đặt phòng trực tuyến
- ONELNVENTORY: Hệ thống bán phòng đại lý dành cho khách sạn
►Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn EZCLOUDHOTEL:
• Cho phép người dùng quản lý khách sạn toàn diện.
• Giao diện thiết kế thông minh, thân thiện, dễ sử dụng.
• Các tính năng thiết kế theo hàng dọc đơn giản, màu sắc hiện trạng phòng dễ nhìn.
• Điểm nhấn, đặc biệt của phần mềm là đã kết nối được các tính năng: khóa từ, kết nối OTA, booking, Traveloka, hệ thống bán phòng đại lý, chăm sóc khách hàng email marketing… Giúp chủ khách sạn tối ưu được chi phí đầu tư, tăng doanh thu và hiệu suất bán phòng. Quảng bá hình ảnh của khách sạn đến gần hơn với khách hàng.
► Nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn EZCLOUDHOTEL:
• Giao diện của phần mềm EZCLOUDHOTEL tuy đẹp mắt nhưng menu hiển thị khá nhiều mục. Vì vậy, người xem sẽ khó nhớ khi mới nhìn vào.
• Có quá nhiều trong phân hệ báo cáo. Nên có thể bỏ bớt hoặc ẩn đi, vì nhiều báo cáo không thực sự cần thiết.
3. PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN TCSOFT HOTEL
Đây là một trong những phần mềm quản lý được nhiều nhà nghỉ, khách sạn nhỏ tin dùng trong thời gian gần đây. TCSOFT HOTEL là sản phẩm của công ty cổ phần công nghệ TCSOFT. Phần mềm được thiết kế bám sát nghiệp vụ thực tiễn tại các nhà nghỉ, khách sạn, homestay nhỏ. Là giải pháp quản lý khách sạn tối ưu nhất, người dùng có thể quản trị khách sạn mọi lúc mọi, mọi nơi. Quản lý đặt phòng cho khách hàng dễ dàng, nhờ hệ thống sơ đồ phòng trực quan, giao diện thân thiết, cho phép bạn nhận biết tình trạng loại phòng trống/ đã có khách ở qua các màu sắc, icon rõ ràng.
► Một số tính năng chính của phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT HOTEL:
- Quản lý phòng
- Quản lý thu chi
- Quản lý danh mục
- Quản lý kho khách sạn
- Báo cáo, thống kê…
► Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT HOTEL:
• TCSOFT HOTEL có nghiệp vụ phù hợp, thiết thực với mô hình kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, homesaty nhỏ.
• Thao tác đơn giản, dễ sử dụng và ổn định.
• Linh hoạt thay đổi giá phòng: theo giờ, theo ngày, theo tháng, giá nghỉ lễ… set up giá theo giờ cao điểm trong tương lai.
• Phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT HOTEL có thể phân quyền chi tiết cho từng tài khoản, người sử dụng theo đúng chức năng và quyền hạn. Toàn bộ thông tin dữ liệu sẽ được đồng bộ, mã hóa để tăng tính bảo mật.
• Tích hợp các phân hệ kết nối khóa từ, quản lý nhà hàng, quản lý karaoke theo yêu cầu.
• Báo cáo đa dạng từ tổng hợp đến chi tiết (doanh thu tiền phòng, doanh thu dịch vụ…); hiệu suất phòng, báo cáo lợi nhuận sản phẩm, thống kê ca nhân viên, tồn kho nguyên liệu…
• Đặc biệt, người dùng sẽ được hỗ trợ 24/7 online miễn phí qua teamviewer, utraviewer
• Ứng dụng app mobile TCSOFT HOTEL, tương thích trên 02 hệ điều hành androi và ios, giúp các nhà quản lý yên tâm kiểm soát hoạt động khách sạn mọi lúc, mọi nơi.
• Bạn có thể dùng thử miễn phí phần mềm 15 ngày với bản full các tính năng.
• Yêu cầu viết riêng các tính năng, đáp ứng tốt nhất nghiệp vụ thực tiễn tại khách sạn của bạn.
► Nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT HOTEL:
Hiện tại phần mềm đang hoàn thiện tính năng booking trên các trang bán phòng online và bán giường để sớm hoàn thiện hơn nhu cầu của khách hàng.
4. PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN SOPHIA PMS
Phần mềm là sản phẩm thuộc công ty Sophia Software Solutions, đã có hơn 20 năm trong lĩnh vực này. Hiện tại, phần mềm tập trung phát triển tại thị trường Đà Nẵng, dành cho khách sạn - resort phân khúc 1- 3 sao.
► Một số tính năng chính của phần mềm quản lý khách sạn SOPHIA PMS:
- FrontDesk - Lễ Tân
- Smart Booking – đặt phòng
- Quản Lý Dịch Vụ và Bill
- Quản lý buồng phòng – Housekeeping
- Quản Lý Tài Chính
- Report – báo cáo
- Digital Marketing – quản lý khách hàng
- Smart Phone - ứng dụng di động…
►Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn SOPHIA PMS:
• Nằm trong cùng phân khúc với SMILE, SOPHIA PMS phát triển dựa trên tiêu chuẩn nghiệp vụ khách sạn quốc tế, công nghệ điện toán đám mây của Amazon AWS và Microsoft Azure. Phù hợp với các khách sạn lớn, có nhiều tính năng, nghiệp vụ.
• Hỗ trợ đồng thời hai 2 giao diện cả tiếng anh và tiếng việt
• Thích hợp với các khách sạn có mô hình quản lý chuỗi (khách sạn, nhà hàng, spa)
• Giao diện thông minh, thân thiện, dễ dàng đặt phòng.
• Kết nối đa thiết bị ngoại vi (khóa từ, máy đọc passport, tích hợp thẻ vip…) tiết kiệm chi phí, bổ sung và lưu trữ thông tin khách hàng tốt hơn.
• Hổ trợ Live Update, giúp phần mềm tự động cập nhật và xử lý lỗi, người sử dụng được hổ trợ xử lý lổi và tự động nâng cấp những chức năng tối ưu.
• Kết nối bán phòng online qua các trang: booking, agoda, goibibo…
►Nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn SOPHIA PMS:
Dù có giao diện chi tiết đầy đủ các tính năng, song SOPHIA PMS lại có nhiều thông tin chưa thực sự đáp ứng phù hợp với các nhà nghỉ, khách sạn nhỏ.
5. PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN SMILE
Trong top 5 này, chúng tôi muốn nhắc đến Smile, một phần mềm quản lý dành cho khách sạn quy mô lớn 3 – 5 sao (hơn 30 phòng), nhưng vẫn được nhiều khách sạn vừa và nhỏ tìm kiếm. Bạn hãy cân nhắc xem các tính năng của Smile có phù hợp với phân khúc của mình không nhé.
Là phẩm thuộc công ty Minh Anh, giải pháp tổng thể cho các khách sạn quy mô lớn 3 – 5 sao (hơn 30 phòng), tích hợp đầy đủ phân hệ quản lý cho một khách sạn như lễ tân, đặt phòng, tiếp thị, nhà hàng, điện thoại, kế toán, công nợ, kho, tài sản cố định…
►Một số tính năng chính của phần mềm quản lý khách sạn Smile:
- Smile FO (Quản lý lễ tân, đặt phòng, sales),
- Smile Booking (Quản lý đặt phòng trực tuyến),
- Smile POS (Quản lý nhà hàng, spa, hồ bơi…),
- Smile HR (Quản lý nhân sự, phân ca, chấm công, tính lương…),
- Smile Energy (Liên kết hệ thống quản lý điện từng phòng, quản lý tiêu dùng và tiết kiệm điện),
- Smile BO: (Quản lý tài chính, kế toán).
►Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn Smile:
• Phần mềm có giao diện trực quan, dễ sử dụng, đầy đủ các tính năng, thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết về tình trạng phòng sạch/bẩn, có khách/trống, số lượng khách trong phòng…
• Có đồng thời hai hệ ngôn ngữ tiếng anh và tiếng việt trong hệ thống quản lý.
• SMILE phân quyền chặt chẽ theo từng bộ phận quản lý công việc, các phân hệ hỗ trợ có nghiệp vụ phức tạp, chức năng liên kết với nhau.
►Nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn Smile:
• Như đã nói ở trên, phần mềm chỉ phù hợp với các khách sạn lớn, có nghiệp vụ phức tạp, nên không phải ai cũng có thể sử dụng. Nếu không giỏi công nghệ, bạn sẽ không thể quản lý được khách sạn của mình, loay hoay với các tính năng quá thông minh của SMILE.
• SMILE không phù hợp với các nhà nghỉ, khách sạn nhỏ giao diện hai hệ ngôn ngữ như vậy thực sự không cần thiết, rất dễ gây nhầm lẫn cho việc quản lý.
• SMILE sẽ không có tính năng quản lý khách sạn theo giờ (nghỉ giờ). Bởi khách sạn từ 3 – 5 sao, khách du lịch sẽ là thường nghỉ ít nhất là 2 ngày. Trong khi, với khách sạn mini doanh thu sẽ chủ yếu đến từ việc khách nghỉ giờ.
6. Hệ thống quản lý khách OPERA (PMS)
OPERA là một giải pháp toàn diện và có thể mở rộng, có sẵn ở ba cấp độ (Premium, Standard và Lite) và cũng có sẵn cho cả triển khai đám mây và cài đặt. Bất kỳ tài sản nào của khách sạn đều có thể sử dụng giải pháp phổ biến này.
Opera ngày càng cải thiến để đáp ứng với nhu cầu của bạn:
· Quản lý tài sản toàn diện với một số lượng lớn các tùy chọn kết nối
· Mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách với các dịch vụ được cá nhân hóa
· Tối đa hóa doanh thu và chiếm dụng với quản lý tỷ lệ tiên tiến
· Hợp lý hóa hoạt động bằng cách tích hợp thực phẩm và đồ uống và phân phối
· Cải thiện hiệu quả kinh doanh dựa trên kinh doanh thời gian thực
· Cung cấp năng lượng cho doanh nghiệp của bạn với công nghệ
· Các phiên bản Premium, Standard và Lite đáp ứng các yêu cầu và ngân sách khác nhau của khách sạn. Với thiết kế mô-đun cao cho phép triển khai theo giai đoạn và áp dụng các khả năng mới.
· Bộ tính năng cấu hình sẵn cho phép mở rộng hoặc tùy chỉnh
· Sẵn sàng để triển khai toàn cầu với hỗ trợ đa ngôn ngữ và tiền tệ
· Nhiều tùy chọn triển khai đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn
· Chuyển đổi doanh nghiệp của bạn với Dịch vụ đám mây
· Đẩy nhanh thời gian tiếp thị và đổi mới
· Đáp ứng nhanh hơn với thay đổi điều kiện thị trường
· Luôn cập nhật với sự tuân thủ và bảo mật
· Thúc đẩy các quyết định thông minh hơn với trí tuệ kinh doanh thời gian thực.
Trên đây là những chia sẻ trong bài viết trên sẽ giúp cho những nhà quản lý, người chủ khách sạn có cái nhìn trực diện và rõ nét nhất về hệ thống các PMS. Để từ đó, sẽ lựa chọn được cho khách sạn của mình phần mềm quản lý khách sạn phù hợp, giúp tối đa hóa doanh thu và quản lý một cách toàn diện khách sạn của bạn. Và đừng quên lựa chọn Chiic Digital là người đồng hành cùng bạn trong chiến lược quản lý doanh thu khách sạn thật sự hiệu quả nhé.
Liên hệ để được tư vấn:
Tel: +84 91 481 1101
Website: www.chiic-digital.com
Email: creative@chiicworld.com